임금명세서 교부 의무 2026: 5인 미만 포함, 필수 항목 6가지와 과태료
월급을 줄 때 급여 내역서를 같이 주는 일은 선택이 아니라 법에 정해진 의무입니다. 직원이 몇 명이든 해당하고, 빠뜨리면 과태료가 있습니다. 무엇을 적어야 하는지, 5인 미만 사업장은 어디까지 다른지 법령 원문으로 확인한 내용을 정리했습니다.
1. 의무의 내용
근로기준법 제48조 제2항은 임금을 지급할 때 임금의 구성항목과 계산방법, 임금 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령이 정한 사항을 적은 임금명세서를 서면으로 교부하라고 정합니다. 전자문서(이메일, 문자, 메신저, 사내시스템)도 서면에 들어갑니다. 임금을 지급하는 때마다 줘야 하므로 매달 줘야 합니다.
2. 5인 미만 사업장도 해당합니다
근로기준법은 상시 5명 이상 사업장에 적용되고(제11조 제1항), 4명 이하 사업장에는 시행령 별표 1에 적힌 규정만 적용됩니다. 별표 1의 제3장 임금란에는 제43조부터 제45조, 제47조부터 제49조가 들어 있습니다. 제48조가 그 안에 있어서 직원이 1명이어도 임금명세서를 줘야 합니다.
3. 필수 기재 항목 6가지 (시행령 제27조의2)
| 번호 | 항목 | 메모 |
|---|---|---|
| 1 | 근로자의 성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보 | 이름만 적지 말고 생년월일이나 사원번호를 함께 |
| 2 | 임금 지급일 | 임금 기간(귀속월)도 적어 두면 분쟁이 줄어듭니다 |
| 3 | 임금 총액 | 비과세 금액을 포함한 지급 합계 |
| 4 | 기본급, 각종 수당, 상여금, 성과금 등 구성항목별 금액 | 통화 이외로 준 임금이 있으면 품명·수량·평가총액 |
| 5 | 출근일수·시간 등에 따라 달라지는 항목의 계산방법 | 연장·야간·휴일근로는 시간 수까지 |
| 6 | 임금 일부를 공제한 경우 항목별 금액과 총액 | 4대보험, 소득세, 지방소득세 등 |
서식은 정해져 있지 않습니다. 고용노동부 안내도 이 항목만 빠지지 않으면 형식은 자유라고 밝힙니다. 퇴근각 임금명세서 생성기는 이 6항목 충족 여부를 만들 때마다 점검해서 보여 줍니다.
4. 안 주면 어떻게 되나
근로기준법 제116조 제2항 제2호는 제48조를 위반한 자에게 500만원 이하의 과태료를 부과한다고 정합니다. 4명 이하 사업장도 시행령 별표 1이 제107조부터 제116조까지의 벌칙·과태료 규정을 적용 대상에 넣고 있어서, 적용되는 규정(제48조 포함)을 어기면 같은 과태료 대상입니다. 항목을 일부 빠뜨리거나 계산방법을 적지 않은 경우도 제48조를 지키지 않은 것으로 볼 여지가 있으니 6항목을 모두 채우십시오. 구체적인 부과 기준은 시행령 별표 7(과태료의 부과기준)과 관할 지방고용노동관서의 판단에 따릅니다.
5. 자주 틀리는 점
비과세 식대
식사를 따로 제공받지 않는 근로자가 받는 식사대는 월 20만원까지 비과세입니다(소득세법 제12조 제3호 러목). 식대를 25만원 주면 20만원만 비과세이고 5만원은 과세 급여입니다. 비과세 금액은 4대보험과 소득세 계산에서 빼지만 임금 총액에는 들어가므로 명세서의 총액과 보험료 계산 기준 금액이 다른 것이 정상입니다. 회사가 식사를 제공하면서 식대까지 주면 식대는 비과세가 아닙니다.
5인 미만 사업장의 가산수당
연장·야간·휴일근로 가산수당은 제56조가 정합니다. 연장·야간근로는 통상임금의 50% 이상, 휴일근로는 8시간 이내 50%, 8시간 초과 100%를 더 줍니다. 그런데 시행령 별표 1에는 제56조가 없어서 상시 4명 이하 사업장에는 법정 의무가 아닙니다. 명세서 의무와는 반대입니다. 예를 들어 시급 1만원으로 연장근로 10시간을 했다면 5명 이상은 150,000원, 4명 이하는 가산 없이 100,000원이 법정 최소입니다. 일한 시간 자체의 임금은 어느 쪽이든 줘야 하고, 계약서나 취업규칙에 가산을 주기로 했다면 그 약속을 따릅니다. 상시 근로자 수는 시행령이 정한 산정 방법으로 세니, 4명과 5명의 경계에 있다면 고용노동부에 확인하십시오.
공제 항목의 근거
임금은 전액을 지급하는 것이 원칙이고, 법령이나 단체협약에 특별한 규정이 있을 때만 일부를 공제할 수 있습니다(제43조 제1항). 국민연금·건강보험·장기요양·고용보험의 근로자 부담분과 소득세·지방소득세는 법령에 근거가 있는 공제입니다. 근로계약서에 적었다는 이유만으로 벌금이나 가불을 마음대로 공제하는 것은 근거가 없을 수 있으니 따로 확인하십시오. 공제한 항목은 이름과 금액을 모두 명세서에 적습니다.
계산방법 칸
기본급이 월급제 고정이면 「월 정액」이면 충분하지만, 연장·야간·휴일수당처럼 시간에 따라 달라지는 항목은 시간 수와 계산식을 적어야 합니다. 금액만 적고 시간 수가 없는 명세서가 가장 흔한 실수입니다.
임금명세서 만들기 (무료)출처
- 근로기준법 제48조(임금대장 및 임금명세서), 제43조, 제56조, 제116조(과태료), 제11조 (법제처 국가법령정보센터, 2026-11-01 현행본 조회)
- 근로기준법 시행령 제27조의2(임금명세서의 기재사항), [별표 1] 상시 4명 이하 사업장에 적용하는 법 규정, [별표 7] 과태료의 부과기준
- 소득세법 제12조 제3호 러목(식사대 비과세)
- 고용노동부 임금명세서 교부 안내(moel.go.kr, 2026-11-01 확인)
- 항목별 값과 조회일: 계산 기준과 출처
이 글은 일반적인 정보를 정리한 것이고 법률·노무 자문이 아닙니다. 과태료 부과 여부와 금액은 사안과 관할 지방고용노동관서의 판단에 따라 달라집니다. 정확한 판단은 고용노동부 고객상담센터(국번 없이 1350)나 전문가에게 확인하십시오.